Adapts Whistleblowerpolitik

1.1 Lovkrav

Whistleblowerdirektivet trådte i kraft den 17/12-2021 med virkning fra 17/12-2023. Alle virksomheder med mere end 50 ansatte er forpligtet til at have en proces og en indberetningskanal.

Indberetteren skal kende til processen og til, hvordan en sag behandles, inden der indberettes. Sagen skal behandles effektivt, og indberetteren skal modtage en bekræftelse på modtagelsen inden for 7 dage samt en fyldestgørende tilbagemelding om undersøgelsens resultater inden for 3 måneder fra modtagelsesdatoen.

Whistleblower: En fysisk person, der indberetter eller offentliggør oplysninger om lovovertrædelser, som vedkommende har fået kendskab til i forbindelse med sit arbejde.

Berørt person: En fysisk eller juridisk person, der i indberetningen eller offentliggørelsen er angivet som den person, som lovovertrædelsen kan tilskrives, eller som vedkommende er tilknyttet.

1.2 Hvad kan indberettes?

• Økonomisk kriminalitet (underslæb, bestikkelse, svig, hvidvaskning, dokumentfalsk)
• Miljøtrusler (miljø, sundhed og sikkerhed)
• Vildledende eller falske oplysninger til offentligheden
• Overtrædelser af enhver art (fysisk vold eller seksuelle overgreb)
• Brud på arbejdsmiljøreglerne

1.3 Hvem kan indberette

• Alle medarbejdere (fuldtid, deltid, studentermedhjælpere og praktikanter)
• Tidligere medarbejdere
• Kunder
• Leverandører

Indberetninger kan foretages fortroligt, hvis det ønskes.

Krav til indberetningskanalen

Whistleblowerordningen skal først og fremmest bestå af en sikker indberetningskanal, der overholder GDPR-reglerne og øvrige sikkerhedskrav.

Whistleblowere skal kunne indberette mundtligt, skriftligt eller begge dele. Hos Adapt er begge muligheder tilgængelige.

I ordninger, hvor mundtlig indberetning er mulig, har whistlebloweren ret til et fysisk møde, hvis det ønskes. Et sådant møde skal som udgangspunkt tilbydes inden for syv dage.

Alle medarbejdere skal have adgang til at indberette via indberetningskanalen. Andre personer med tilknytning til virksomheden kan ligeledes få mulighed for at benytte kanalen.

De ansvarlige for indberetningskanalen skal være upartiske.

Adapts indberetningskanal lever op til alle ovenstående krav.

1. 4 Krav til proceduren

• Indberetningskanalen skal være indrettet på en måde, der sikrer fortrolighed over for whistlebloweren og de øvrige personer, der er nævnt i indberetningen.
• Der skal udpeges en whistleblowerenhed, som er ansvarlig for kommunikationen med whistlebloweren og opfølgningen på sagerne (med fordel den samme medarbejder eller afdeling, der modtager indberetningerne).
• Whistlebloweren skal modtage en bekræftelse på indberetningen inden for syv dage - dette kan ske via et automatisk svar.
• Whistlebloweren skal modtage en tilbagemelding om sagens udfald og en begrundelse herfor inden for tre måneder fra indberetningsdatoen.

1.5 Beskyttelse af indberetteren

• Alle whistleblowere, der benytter indberetningskanalen på et rimeligt grundlag, er berettiget til beskyttelse.
• Whistleblowerens identitet må ikke videregives til uvedkommende.
• Oplysningerne i indberetningen må kun videregives som led i opfølgningen på sagen.
• Behandling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med GDPR-reglerne.
• Indberetninger må kun opbevares, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde kravene i whistleblowerloven, eller hvis der er et legitimt grundlag for fortsat opbevaring - fx hvis det er påkrævet i henhold til anden lovgivning, eller hvis der er grund til at antage, at indberetningen kan understøttes af efterfølgende indberetninger. Der er ingen fast frist for, hvor længe indberetninger skal opbevares. Opbevaring i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne vil generelt opfylde kravene.
• Enhver form for trusler eller forsøg på repressalier mod whistleblowere eller andre beskyttede personer er forbudt.
• Whistleblowere kan indberette anonymt.*
• Af hensyn til fortrolighedskravet må indberetninger ikke opbevares og behandles på steder med generel adgang, fx et delt drev eller et arkiv, som virksomhedens øvrige medarbejdere har adgang til.
• Hos Adapt foregår al kommunikation i Proton Inbox.

*Anonymt: Whistleblowere kan indberette anonymt uden at afsløre deres identitet. Det kræver, at de opretter en privat e-mailkonto til at sende og modtage sagens oplysninger fra. Whistleblowere kan også vælge at være fortrolige, så kun whistleblowerenheden kender deres identitet - dette skal i så fald oplyses i e-mailen.

I visse tilfælde kan whistleblowerenheden anmode om tilladelse til at dele whistleblowerens identitet, for at sikre at sagen kan undersøges, og at der kan tales med de involverede parter.

Klage: Whistlebloweren kan inden for 5 arbejdsdage efter modtagelse af sagsrapporten klage over eller gøre indsigelse mod rapporten. Whistleblowerenheden skal herefter gennemgå, om alle nødvendige undersøgelser er blevet foretaget, eller redegøre for, hvorfor de gennemførte undersøgelser var tilstrækkelige.

2.1 Sagsvurdering

Når en sag er indsendt og modtaget af whistleblowerenheden, vurderes den ud fra sin karakter, overtrædelsens alvorlighed og hvilke parter der skal inddrages i behandlingen.

Parterne og deres involvering er inddelt som følger:

• Whistleblowerenheden: Som første kontaktpunkt er enheden altid involveret i sagsbehandlingen. Enheden vurderer, om sagen kræver inddragelse af yderligere parter, eller om enheden selv kan håndtere den.
• Den pågældende direktør: Hvis sagen vedrører en hændelse inden for samme afdeling, inddrages den relevante direktør i sagsbehandlingen.
• Ledergruppen: Hvis sagen vedrører en hændelse på tværs af to eller flere forretningsenheder, inddrages ledergruppen i sagsbehandlingen. Det samme gælder, hvis hændelsen er relateret til en kunde, partner eller anden tredjepart.
• Ekstern part: Hvis hændelsen er af alvorlig karakter, og whistleblowerenheden samt ledergruppen vurderer, at der kan være tale om en strafbar handling, inddrages en ekstern juridisk tredjepart i sagsbehandlingen. (Ved behov for juridisk bistand involverer vi vores advokater fra Bird & Bird.)

2.2 Tilstrækkelige oplysninger om sagen

Formålet med indberetningsformularen er at sikre, at whistleblowerenheden modtager tilstrækkelige oplysninger til at behandle sagen. Hvis indberetningen er mangelfuld eller så kompleks, at der er behov for yderligere information, vil enheden vende tilbage til indberetteren - uanset om denne er anonym eller ej - for at indhente supplerende oplysninger.

2.3 Sagsafslutning

Sagen skal afsluttes inden for tre måneder fra modtagelsesdatoen. Tilbagemeldingen til indberetteren sker via en standardiseret e-mail til indberetteren og de involverede parter, som beskriver sagens karakter, behandlingsforløbet og det endelige udfald. E-mailen besvarer følgende spørgsmål:

• Hvad har whistleblowerenheden og de involverede parter undersøgt?
• Hvilke begivenheder er indtruffet siden indberetningen?
• Hvad er resultaterne af undersøgelsen?
• Hvilke tiltag er iværksat for at løse sagen?

Klage: Hvis indberetteren ikke mener, at sagen er blevet behandlet korrekt og/eller at udfaldet er forkert, har vedkommende mulighed for at gøre indsigelse over for whistleblowerenheden via e-mail inden for 5 arbejdsdage efter modtagelse af den kommunikerede afgørelse.

2.1 Sagsforløb visualiseret